Integração de sistemas: o drama de toda TI educacional

27 de novembro de 2020

Cada instituição de ensino tem seus próprios procedimentos e métodos de lidar com as atividades do dia a dia. Porém, se você visitar o departamento de TI educacional de várias delas e perguntar quais são seus desafios, a integração de sistemas deve ser uma resposta unânime.

O uso de softwares e sistemas informatizados nas instituições de ensino movimenta cifras bilionárias e a estimativa é de que este mercado cresça ainda mais. É isso o que mostra o estudo “Global Education Software Market Growth (Status and Outlook) 2019-2024”, da Analytical Research Cognizance.

De acordo com ele, o mercado global de softwares para educação foi avaliado em US$ 2,33 bilhões em 2019, ou seja, movimentou, em média, US$ 6,384 milhões por dia, US$ 265,98 mil por hora e US$ 4,433 mil por minuto.

Além disso, a estimativa é de que este mercado movimente US$ 4,24 bilhões em 2024, o que representa uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 10,5% entre 2020 e 2024. Se isso se cumprir, serão US$ 11,585 milhões por dia, US$ 482,696 mil por hora e US$ 8,045 mil por minuto.

Isso mostra que a adoção de tais sistemas está em alta, mas não reflete as dificuldades pelas quais os departamentos de TI educacional passam para fazer com que todos eles funcionem e se conversem adequadamente.

Continue por aqui para entender como essa integração é importante e o que fazer para obter os melhores resultados possíveis para a instituição.

Como funciona a integração de sistemas no TI educacional?

Full concentration at work. Group of young business people working and communicating while sitting at the office desk together with colleagues sitting in the background

Por meio de configurações que permitem aos sistemas se comunicarem, ou seja, fazer com que os dados que são inseridos e estão presentes em um deles também possam aparecer nos demais sem que isso tenha que ser feito manualmente.

Em tempos de escolas, faculdades, centros universitários e universidades inteligentes, que adotam a tecnologia na sala de aula, também é preciso pensar em soluções que otimizem o tempo e aumentem a eficiência mesmo em outros ambientes daquela instituição de ensino.

Algumas das mais comuns são as seguintes:

  • ERP (Enterprise Resource Planning): sistemas de gestão que ajudam os gestores no controle dos processos internos e na integração de diferentes setores, de modo a centralizar tais informações em uma única plataforma.
  • LMS (Learning Management System): sistemas de gerenciamento de aprendizagem, por meio dos quais os alunos podem acessar os cursos disponibilizados pela instituição de ensino.
  • Sistema de gestão de provas: responsável por gerenciar todos os processos avaliativos da instituição, possibilitando o ensalamento dos alunos, a realização de provas online, a correção automática de provas objetivas e a emissão de relatórios de desempenho customizáveis, entre outras atividades.

Instituições de sucesso e que desejam automatizar o máximo de suas tarefas, tornando-as mais simples e fluídas, recorrem a esses sistemas para evitar que os processos sejam feitos manualmente, o que toma bastante tempo e aumenta as chances de falhas humanas.

Porém, ao mesmo tempo em que sua adoção tem como objetivo a praticidade, pode ser que isso se transforme em um verdadeiro fardo se a integração de sistemas não for realizada, o que fica ainda mais claro com um exemplo hipotético.

Suponha que a sua instituição de ensino tem centenas de alunos cadastrados em um ERP, que foi a primeira solução tecnológica escolhida. Então, quando se decide começar a utilizar um LMS, é necessário cadastrar todos os alunos novamente, uma atividade enfadonha, cansativa e repetitiva.

O processo foi realizado ao longo de dias e, depois de alguns meses, a instituição analisa todos os benefícios dos exercícios online e decide começar a utilizar um desses sistemas. Porém, novamente, é necessário fazer o cadastro de todos os alunos, o que toma vários outros dias.

Note que comentamos apenas sobre o cadastro dos alunos, que é uma atividade básica para um bom uso desses sistemas, e isso, por si só, já causou um trabalho absurdo para a instituição. Não seria raro, portanto, que ela deixasse de adotar tais soluções tecnológicas devido a tanta complexidade.

É justamente para evitar a repetitividade e o trabalho vazio que existe a integração de sistemas, que visa fazer com que o máximo de informações possam ser intercambiadas entre os sistemas e, assim, reduz ao mínimo o trabalho manual, e as APIs são poderosas aliadas neste sentido.

Confira também: Desafios para o TI Educacional: softwares multiserviços e integração

O que é API?

Full concentration at work. Group of young business people working and communicating while sitting at the office desk together with colleagues sitting in the background

É a sigla para Application Programming Interface, que seria algo como interface de programação de aplicação. Tecnicamente, este é um conjunto de normas que permite a comunicação entre diferentes plataformas.

Na prática, a API facilita e simplifica o uso dos sistemas que comentamos anteriormente (ERP, LMS e gestão de provas, entre outros), de modo que seus bancos de dados sejam intercomunicáveis, ou seja, o que está cadastrado em um possa ser lido pelo outro – como os cadastros dos alunos.

A API torna possível a integração de sistemas e faz com que eles sejam altamente práticos, simples e funcionais, de modo a realmente cumprir o papel de automatizar tarefas, economizar tempo e mitigar as chances de falhas humanas no momento do cadastro das informações.

Um exemplo prático seria enviar uma atividade a milhares de alunos cadastrados no ERP por meio do sistema de gestão de provas. As notas seriam enviadas automaticamente para o LMS, que poderia, por sua vez, sugerir o melhor conteúdo disponível para agregar os conhecimentos necessários a cada aluno.

Dessa forma, ainda que seja necessária a intervenção da equipe de TI educacional, com seus profissionais fundamentais neste processo que traz ganhos notáveis para todas as áreas da instituição e leva sua gestão a outro nível, a integração será bem mais simples e, portanto, demandará menos tempo.

Leia também: Entenda o que é API para integração e como ela pode aumentar a produtividade na sua instituição

Como otimizar a integração de sistemas para o TI educacional?

Workers at an IT company working on a computer

A melhor alternativa é optar por sistemas que sejam facilmente integráveis e ofereçam APIs para facilitar o trabalho dos profissionais de TI e, assim, garantir que o processo corra de uma maneira tranquila e sem maiores dificuldades.

As soluções da Prova Fácil são facilmente integráveis a ERPs e LMSs, o que significa que a adaptação à sua instituição de ensino será ainda mais simples e rápida, o que é indispensável para otimizar todo o fluxo de trabalho.

Você pode conferir a documentação com mais detalhes clicando neste link, que possui informações técnicas valiosas para que a equipe de TI educacional possa proceder com a integração com parceiros.
Depois de aprender mais sobre como a integração de sistemas é importante e pode otimizar a vida da equipe de TI, aproveite a oportunidade para conhecer as soluções da Prova Fácil, desenvolvidas com muito carinho e cuidado para proporcionar os melhores resultados possíveis para sua instituição de ensino!