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Como promover a transformação digital no EaD através dos dados?

Ingressar na transformação digital significa alterar os modelos de negócio tradicionais para atender às demandas dos consumidores por meio de dados e tecnologia. Essa definição é válida para qualquer segmento de mercado, inclusive o educacional.

Porém, você já parou para pensar em como implantar a transformação digital no EaD? Em princípio, essa ideia parece estranha — afinal, a educação a distância é, por essência, virtual. No entanto, esse conceito vai além.

A mudança dos negócios exige que os processos sejam digitais em todos os níveis. Assim, é possível garantir mais agilidade por meio da automação, além de mais segurança devido à tecnologia.

Para entender melhor esse contexto, neste post vamos explicar melhor o que é a transformação digital no EaD e quais são os principais desafios, assim como apresentaremos um case de sucesso.

Acompanhe!

A transformação digital no EaD

O conceito de transformação digital visa à inserção de novas tecnologias no processo educacional da instituição de ensino. Para isso, é fundamental implementar uma mudança na cultura da empresa.

A ideia é revisar os procedimentos administrativos e tarefas estratégicas, por exemplo, inscrição de novos alunos, solicitações de compra, pedidos de ausência etc. Nesse cenário, é fundamental repensar o processo de criação, aplicação e correção de provas.

Ao utilizar sistemas específicos para essa finalidade — os chamados SGPs —, torna-se possível agilizar as atividades rotineiras e melhorar a comunicação entre professores, alunos e pais. Da mesma forma, os docentes têm acesso a mais dados, que subsidiam as tomadas de decisão sobre a revisão de alguma disciplina, por exemplo.

Na educação a distância, especificamente, os SGPs — que fazem parte da transformação digital — contribuem para padronizar os testes, que são aplicados a um grande número de pessoas. Essas plataformas ainda oferecem recursos que:

  • impedem o aluno de acessar outras abas de internet enquanto fazem a prova, a fim de evitar fraudes. Esse é o browser travado;
  • bloqueiam o IP, quando necessário, para limitar o acesso do aluno à prova em apenas computadores autorizados pela instituição

Os desafios a serem ultrapassados

A ideia de implementar a transformação digital passa por melhorar a eficiência dos processos executados pelos colaboradores. Com isso, há mais fluidez no fluxo de trabalho, ao mesmo tempo que os estudantes se sentem mais satisfeitos com o atendimento recebido.

Para chegar a esse objetivo, é preciso primeiro ultrapassar alguns desafios, que são inerentes a esse contexto. Conheça os principais!

Relutância em relação a novas tecnologias e sistemas

O mais comum é que as pessoas evitem sair de suas zonas de conforto. Mudar a maneira de fazer as coisas é desconfortável e gera o sentimento de medo, seja por conta das possíveis falhas, seja devido à necessidade de aprender novos processos e habilidades.

Nesse cenário, cabe ao gestor evidenciar os benefícios das soluções que serão implementadas, inclusive com dados. O SGP Prova Fácil, por exemplo, reduz os custos operacionais em 35%, o tempo gasto com correção de provas em 70% e os pedidos de revisão de testes em 92%.

Ausência de habilidades

A transformação digital tem a inovação em sua essência — e os colaboradores precisam desenvolver suas competências para atingirem esse objetivo. Os talentos precisam ser filtrados e em diferentes áreas, com o propósito de melhorar a experiência de profissionais e alunos.

Precisão nos dados

As informações em instituições de ensino costumam ficar em silos. Em outras palavras, inexiste qualquer tipo de integração, o que dificulta as tomadas de decisão. O problema é que essa situação é impensável em um cenário de transformação digital no EaD. Por isso, é essencial contar com um sistema que forneça dados atualizados e em tempo real.

O case de sucesso da UNIT

A Universidade Tiradentes está presente em todo o Nordeste do País, e tem mais de 50 polos na região. Focada no EaD e com alunos semipresenciais, a instituição centralizava toda a sua gestão de provas na sede em Sergipe.

Na prática, isso significa que as questões eram criadas e as provas geradas, impressas e distribuídas a partir desse estado para as outras unidades da federação. A logística era complicada, inclusive porque há 5 campi somente em Sergipe.

O volume de testes gerados também chegava a 100 mil, sendo que a aplicação era feita para mais de 26 mil estudantes. Diante da complexidade, a UNIT buscou inovar e dar o primeiro passo rumo à transformação digital.

Foi aí que a UNIT contratou o Prova Fácil para o EaD. Com esse sistema, a gestão de provas passou a ser descentralizada.

As questões que estão no banco passam por aprovação. Os testes são gerados com o mesmo nível de dificuldade em diferentes cidades. Além disso, há a correção automática de perguntas objetivas e discursivas, que passam por auditoria.

Com tudo isso, as provas começaram a ser aplicadas localmente. O departamento da sede foi redimensionado e passou a contar com uma equipe menor, enquanto os alunos começaram a receber as notas com mais agilidade.

Para a diretora de Educação a Distância, Jucimara Roesler, essa mudança foi importante porque “todo esse sistema de entrega, não só de entrega da prova, mas principalmente do aluno visualizar a sua prova digitalizada, ter a sua prova corrigida digitalmente e, principalmente, ter a sua prova divulgada nos prazos estabelecidos em calendário acadêmico, para nós são sinônimos muito relacionados à qualidade da entrega do serviço”.

Os benefícios gerados pelo Prova Fácil

No início, a UNIT buscava apenas um banco de questões, que facilitasse a busca e a filtragem de perguntas que seriam inseridas nas provas. No entanto, ao perceber que o Prova Fácil fazia toda a gestão de provas, achou o melhor custo-benefício.

O sistema executa desde o processo de elaboração das questões até a correção e publicação das notas. Devido a isso, algumas etapas foram eliminadas, como a diagramação. Agora, os testes já saem com as informações, inclusive os nomes dos alunos.

A sede faz apenas a impressão e distribui para os polos. Após a aplicação, os testes retornam ao departamento responsável, que faz a conferência do material, a digitalização, a auditoria e a prova é disponibilização para correção do professor e visualização do estudante.

Também houve melhorias no processo de validação das questões. Antes, os professores tinham que verificar as provas físicas e, em caso de erros, o processo reiniciava. Agora, esse processo é digital.

Por isso, há um ganho financeiro, tanto na economia com a distribuição de provas quanto com a diminuição de retrabalhos. Além disso, Roesler destaca: “o sistema de gestão de provas nos auxilia na gestão da qualidade e do processo, à medida que eu entrego de forma antecipada o volume de provas e recebo de forma antecipada essa mesma prova digitalizada, que já, depois de processada, está disponível para o professor corrigir e na sequência já está disponível. Então, eu ganhei em tempo”.

Outras vantagens obtidas são:

  • criação de questões mais qualificadas, com sorteio de perguntas até formar a prova mais adequada;
  • avaliação de perguntas, com filtragem das que já foram utilizadas;
  • qualificação do processo;
  • melhorias na gestão, no acadêmico e na logística — fatores essenciais para um processo de EaD.

Para o estudante, é a oportunidade de ver a prova e a nota, a fim de revisar seus erros e saber em quais conteúdos precisa melhorar. Com todos esses requisitos, a UNIT atingiu seus objetivos e amadureceu seus processos internos.

Agora, você já sabe que a transformação digital no EaD é mais que apenas utilizar tecnologias. É preciso rever processos e implantar soluções que efetivamente contribuam com as rotinas operacionais. É isso que a UNIT faz em parceria com o Prova Fácil.

E você, também deseja melhorar os processos da sua instituição de ensino? Entre em contato conosco e veja como nosso sistema ajuda sua universidade ou escola a alcançar melhores resultados!

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